Bu sayfada yer alan tüm yazılı bilgilere aşağıdaki videodan ulaşabilirsiniz.
Alt işverenlik sohbetleri (Videodan dikte edilmiştir.)
Alt İşveren Seçiminde Dikkat Edilmesi Gereken Unsurlar | Asıl İşverenlerin Yaptıkları Hatalar
Soru: Genel olarak videolarda doğru alt işverenle çalışmak ve bu alt işverenle doğru ilişkileri kurmak konusunda bayağı bir mesai harcıyoruz. Peki asıl işveren gözünden doğru alt işveren seçiminde dikkat edilmesi gereken unsurlar nelerdir?
Alt işveren seçimi çok önemli bir konu. Çünkü alt işverenlik ilişkisi ile birlikte birçok risk unsurunu da üstlenmiş oluyoruz. Uygulama sahasında sıklıkla görüyoruz ki, firmaların büyük çoğunluğunun maruz kaldıkları idari para cezalarının veya davaların ciddi bir bölümü alt işveren kaynaklı. Bunun nedenlerine daha önce defalarca değindik ancak tekrarlamak gerekirse şunu söyleyebiliriz: Ülkemizdeki alt işverenlik sektörünün mevcut yapısı, mevzuatın yetersizliği ve yöneticilerin alt işverenlik konusundaki bilgisizliği gibi faktörler, alt işverenlik ilişkilerinin sağlıklı şekilde inşa edilememesinde ve sorunlara neden olmasında öne çıkan faktörlerdir. Bu sağlıksız ve yüksek riskli ortam alt işveren seçimini oldukça önemli bir hale getiriyor.
Alt işveren seçiminde dikkat edilmesi gereken unsurları da kabaca beş ayrı başlıkta ele alabiliriz.
1. Güven: Kanaatimce bazı kavramların yüzdesi olmaz ve güven de bu kavramlardan biridir. Yani, sana %99 güveniyorum ifadesi kimseyi memnun etmez, aksine işkillendirir. Günümüzde alt işverenlerin gerçekleştirdiği hemen tüm işlemler aslında kanunen asıl işverenin müteselsil sorumluluğunda gerçekleşmektedir. (Bu konuda detaylı bilgi almak isteyen arkadaşlar Alt İşverenlikte Müteselsil Sorumluluk makalesine burayı tıklayarak ulaşabilirler.) Bu durum ise asıl işvereni alt işverenin yaptığı birçok işlemin kefili konumuna getirir ve büyük bir tehdit kapısını aralar. Diğer bir ifadeyle asıl işveren alt işverene imza yetkisi vererek; asıl işveren adına personel alma, çalışmalarını hesaplama, maaşlarını, mesailerini, sigortalarını ödeme, yıllık izinlerini kullandırma, ihbar sürelerini ve kanundan doğan tüm haklarını takip etme, izin isterse izin verme, disiplin suçu işlerse ihtarname çekme, gerekirse işten çıkarma gibi yetkiler tanımış olur. Bu kapsamlı yetki kesinlikle güvenilir bir firmayla paylaşılmalı, geçmişi bilinmeyen veya şaibeli bir firmayla katiyetle iş birliğine gidilmemelidir.
2. Geçmiş: Arkamızda bıraktığımız izler, hangi yoldan gittiğimizin göstergeleridir. Alt işveren firmaların içerisinde hiç de azımsanmayacak sayıda art niyetli firmalar bulunur. Bu firmaların ortak yöntemi bir ihaleyi ne şartla olursa olsun bir veya birkaç yıllığına almak, işin ifası için gereken malzemelerden kısmak, mesai çalışması yaptırıp bedelini ödememek, kanuni ödemeleri gerçekleştirmemek veya eksik gerçekleştirmek, işten ayrılışlarda kıdem, ihbar ve yıllık izin gibi birikmiş yani yıllara sari ödemeleri yapmayarak kârı maksimize etmeye çalışmaktır. Bunu da yaşanmış bir hikayeyle anlatmaya çalışalım.
(Yaşanmış bir hikaye) Bir kamu kuruluşunun müdürü tarafından temizlik işi ihalesine davet edildik. İhale şartları kabaca şu şekildeydi: Hafta içi 6 gün çalışılacak, bir gün tatil günümüz var. Her vardiyada 4 kişinin bulunması gerekiyor. Yani, 3 vardiya esasına göre (8/4, 4/12 ve 12/8 dediğimiz vardiyalarında) çalışacağımızı düşünürsek toplam 12 çalışanımız olacak. Makine, ekipman, sarf malzemesi, servis, iş kıyafeti, yemek ve yıllara yaygın haklar (yani kıdem tazminatları, yıllık izinler gibi haklar) alt işveren tarafından karşılanacak. Özetle yapmamız gereken şey şu: 12 kişilik bir ekip kuracağız ve 8/4, 4/12 ve 12/8 vardiyalarına yerleştireceğiz. Bunları kendi döngüsü içinde döndüreceğiz ve her vardiyada 4 olmak üzere toplam 12 kişilik bir ekiple temizlik hizmeti vereceğiz. Bunun yanında; sözleşme bir yıldan fazla süreli olduğu için bu personellerin kıdem tazminatları, yıllık izinleri gibi biriken haklarını da karşılamamız ve hesaplamamız gerekiyor. Onun yanında yine biraz önce saydığım makine, ekipman, sarf malzemesi, servis, yemek gibi birçok giderimiz var. Hesabı bugünün matematiğiyle yapalım.
2025'in ağustosunda brüt asgari ücret 26.005,50₺. 12 personeli çalıştıracaksak bu 312.000₺ gibi bir tutar yapıyor aylık olarak. Yani 1 yıl (12 ay) boyunca bunu hesaplamaya kalkarsak 3.740.000₺ civarında bir yıllık işçilik maliyetine ulaşıyoruz. Yıllara sari biriken haklar dediğimiz kıdem tazminatını hesaplamak içinse şu hesabı kullanıyoruz: Her personel 1 yılını tamamladığında bir brüt ücreti kadar kıdem tazminatına hak kazanır. Yani bu da şu demek oluyor; personel başına yılda bir brüt ücret yani 26.005,50₺ ücret ödeyeceğiz. 12 personel için 312.000₺ gibi bir tutar yapıyor. Bu da maliyetlerimize eklememiz gereken bir tutar. Yine yıllara sari haklardan olan yıllık izin içinde personel başına hesabımızı yapıp 12 sayısıyla çarptığımızda 145.000₺ gibi her yıl ödenmesi gereken bir yıllık izin tutarına ulaşıyoruz. Dolayısıyla sadece işçilik ve kanuni maliyetlerimizin toplamı 4.200.000₺ civarı.
Bir alt işveren firma öyle bir teklif verdi ki, sadece işçilik maliyetlerinin (yani az önce hesapladığımız 4.200.000₺'nin) bile altında. Bırak makine, ekipman, sarf malzemesi, servis, yemek, iş kıyafeti gibi maliyetleri, sadece işçilik maliyetlerinin bile altında... Bu noktada (eğer tecrübeli bir yöneticiysek) kâhin olmamıza gerek yok, yaşanacaklar baştan bellidir. İşi o alt işveren aldı ve belli olan yaşanacaklar listesi yaşandı. O alt işveren firma 12 kişi yerine 8 kişiyi istihdam ederek günde 12 saat çalıştırdı ve mesai çalışmaları karşılıklarını gerektiği şekilde ödemedi. Bunu biraz açalım, ne demek istiyorum? Biz üç ayrı vardiya hesapladık ve her vardiyaya 4'er personel yerleştirdik. Dolayısıyla 4+4+4=12 personelimiz oldu. Fakat biz bu süreci böyle yönetmeyebilirdik. Şöyle de yapabilirdik: Bir günü 3 parçaya değil iki parçaya bölerdik, 12+12 şeklinde 2 vardiya olabilirdi. 12 personel yerine 4+4=8 personelle bu işi çözebilirdik. Bunun doğasında şöyle bir şey var: Bu mantıklı bir işlem değil aslında çünkü biz burada maliyeti kıstığımızı düşünüyoruz ama fazladan yaptığımız çalışmaları %50 zamlı mesai olarak ödememiz gerektiği için astarı yüzünden pahalı bir hamle. Fakat bunu doğru şekilde hesaplayıp ödemezsek kâra geçebiliyoruz. Dolayısıyla bu alt işveren de bunu yaptı.
Sonuçta; hizmet günde 12 saat çalışan ve haklarını layıkıyla alamayan demotive çalışanlar tarafından isteksizce yürütülmeye çalışıldı. Turnover (yani personel devir oranı) yükseldi, hizmet kalitesi düştü vesaire... Nihayetinde birkaç yıl sonra ihale bir başka firmaya verildiğinde, alt işverenin çalışanları kıdem tazminatı ve yıllık izin haklarını alamadıkları için asıl işveren olan kamu kurumuna karşı davalar yönelttiler ve bu durum ciddi kamu zararlarına sebebiyet verdi.
Bu gibi firmaların, bu gibi kötü niyetli yöntemlerinin bir yansıması olarak da bu tarz firmaların arkalarında hem kurumlar hem de mahkemeler nezdinde aleyhlerine açılmış onlarca hatta bazen yüzlerce tazminat ve işe iade davası bulunur. Bu tür firmalar genellikle 4-5 senede bir iflas ilan edip yeni isimlerle faaliyetlerine devam ederler. Bu veya benzeri sorunlar yaşamamak için alt işveren firma seçerken ciddi bir istihbarat çalışması yapılmalı, kurumlardan (yani SGK, İşkur, Vergi Dairesi gibi kamu kurumlarından ve ulaşabiliyorsak bankalardan) firma ve kurucuları hakkında bilgi istenmeli, haklarında açılmış davalar olup olmadığı ve bu davaların içerikleri dikkatlice kontrol edilmeli.
3. Referans: Ciddi insanlar ciddi insanlarla çalışırlar. Bu firmalar için de geçerlidir. Özellikle çalıştıkları firmalarla uzun süreli ilişkileri olan alt işverenlerin tercih edilmesinde fayda var. Bunun nedeni ise şu: Alt işveren firmalar genellikle bir veya birkaç yıllık sözleşmelerle çalışırlar. Bir alt işveren firmanın herhangi bir iş yeriyle uzun süreli çalışmalar yapmış olması, o alt işverenden memnun olunduğu ve bu sebeple sözleşmesinin uzatıldığı anlamına gelir. Memnun olunmazsa sözleşme uzatılmaz ve iş başka bir alt işverene devrolur. Çok büyük bir firmayla şans veya çaresizlik faktörü nedeniyle kısa süreli ve küçük kapsamlı bir çalışma yapmış olması, bir alt işverenin o büyük firmaya hizmet verebilecek kapasitede olduğu anlamını taşımayabilir. Yani alt işverenlik söz konusu olduğunda referans kelimesine doğru bakış; hangi firmalar ile çalışıldığı değil hangi firmalar ile ne kadar süre çalışıldığı şeklinde olmalı.
4. İstihdam Gücü: Hazır olmak ile hazırlanmak çok farklı kavramlar. Bir alt işveren firmanın öncelikli görevi istihdam sağlamak ve sürdürülebilir verimlilik arz etmektir. Bunu ise sözleşme konusu işe uygun sayı ve vasıflarda personel istihdam etmek, verimsiz personelleri verimlilerle değiştirmek ve ayrılan personellerin yerine derhal en hızlı şekilde yeni personeller temin etmek yoluyla gerçekleştirir. Bu işlemlerin sağlıklı yürütülebilmesi için alt işveren firmanın ciddi bir istihdam gücüne sahip olması gerekir. İstihdam gücü sayesinde istenilen sayı ve vasıflarda personel hızlıca temin edilebilir veya ek ihtiyaçlara hızlı çözümler geliştirilebilir. İstihdam gücü olmayan alt işveren firmaların personel temininde sıkıntılar yaşaması sıklıkla karşılaşılan bir durum. Bu durum personel sayısı, iş gücü vasfı ve kalitesi anlamında sıkıntı yaşanmasına ve doğal olarak verim düşüklüğüne neden olur. Bu nedenlerle alt işveren firma seçiminde istihdam gücünün muhakkak göz önünde bulundurulması gerekir.
Aslında bu noktada bir konunun altını çizmemiz gerekiyor. İstihdam gücü kavramını doğru anlamak çok önemli. Sürekli değişen ve dönüşen bir ortamdayız. Yani eskiden istihdam gücü dediğimiz şey klasörler dolusu iş başvurusu formu anlamına geliyordu. Bugün istihdam gücü dediğimiz şey ise doğru araçları kullanarak en hızlı ve verimli yoldan hedeflenen insan kaynağına ulaşabilmek anlamına geliyor. Örneğin; Türkiye'nin 81 ilinin merkezinde ofisi bulunan ancak yeni nesil yöntemleri etkin kullanmayan veya kullanamayan devasa bir alt işveren firma mı daha hızlı ekip kurabilir ve çözüm üretebilir yoksa sadece tek bir merkez ofisi bulunan ancak yeni nesil iletişim araçlarını ve teknolojileri etkin olarak kullanabilen esnek bir alt işveren firma mı? Bunu tartışmak gerekir. Bir tarafta geleneksel uygulamaların devam ettiği, tüm süreçlerin yüz yüze yürütüldüğü devasa bir firmadan bahsediyoruz. Bu firmalar şöyle uygulamalar yaparlar: İl merkezlerinde veya o ilin en büyük ilçesinde ofisleri vardır. Fakat istihdam "taş yerinde ağırdır" söyleminin çok iyi çalıştığı bir yer ve alandır. Şöyle düşünebiliriz... Örneğin; Kırklareli ilinin merkezindeki ofis Lüleburgaz'daki veya Lüleburgaz'dan servis kaldıran hiçbir firma ve çalışan için işe yaramaz. Dolayısıyla il merkezinde veya o ilin herhangi bir yerinde ofis bulunması çok da önemli bir şey değil. Diğer tarafa bakarsak; etkin reklamları kullanabilen, tek tıkla internet sitesi veya mobil uygulamalar üzerinden dijital formlar alabilen, birebir rehberlik ile uzaktan belgeleri kontrol edebilen, dijital imza yöntemlerini kullanabilen bir firma düşündüğümüz zaman şunu görebiliriz: Biz Türkiye'nin herhangi bir yerinde ofise sahip olmadan, sosyal medyanın bize vermiş olduğu gücü kullanarak, o bölgede, aradığımız kriterlere (mesleğe, yaşa, vasfa, cinsiyete veya ne arıyorsak ona) özel aramalar yapabilir ve ekipler kurabiliriz. Yani tekrarlamak gerekirse; istihdam gücü doğru araçları kullanarak en hızlı ve verimli yoldan hedeflenen insan kaynağına ulaşabilmektir. Bu istihdam gücü kavramını da bu şekilde güncellememiz gerekiyor.
5. Teknik Yeterlilik: Yapabilmek için önce bilmek gerekir. Alt işveren firmalar doğaları gereği insan kaynakları departmanları gibi çalışırlar. Alt işverenlerin en çok yaptıkları işlemler; personel temini, giriş çıkış işlemleri ve personellerin çalıştıkları süre boyunca tüm hukuki işlemlerinin (yani izin, devamsızlık, vaka, iş kazası, hafta tatili, yıllık izin, kıdem, ihbar, iş sağlığı ve güvenliği gibi işlemlerin) yürütülmesidir. Dolayısıyla alt işveren firmaların kadrolarında insan kaynakları, iş hukuku, iş sağlığı, iş güvenliği, yönetim, denetim, planlama ve benzeri konularda uzman profesyoneller bulunmalıdır. Unutulmamalı ki; alt işverenin yaptığı her işlemden asıl işveren de müteselsilen (yani onunla birlikte) sorumludur. Fakat uygulama sahasında alt işveren seçimi konusuna hak ettiği önemin verilmediğini ve birçok hata yapıldığını görüyoruz.
Moderatör: Peki Oğuzhan Bey, tüm bu konuştuklarımızı göz önünde bulundurduğumuzda, kurumlar (yani asıl işverenler) tarafından alt işveren seçiminde sıklıkla yapılan hatalar nelerdir?
Alt işveren seçimi aşamasında yapılan hataları kabaca dört başlıkta ele alabiliriz.
1. İstihbarat çalışması yapılmaması: Alt işverenlik sektörü ülkemizde özellikle 2000'li yılların başlarında hızlı ve sağlıksız bir gelişim göstermiş ve o zamandan gelen sorunların birçoğu hala çözüme kavuşturulamamıştır. Günümüzde çoğu meslek adaylarının meslek belgesi alabilmek için tabi tutuldukları kurs ve sınavlar göz önünde bulundurulduğunda, herhangi bir meslek kriteri, kuruluş şartı, sermaye sınırı, meslek örgütü ve benzeri bir organizasyon mekanizması olmayan alt işverenlik sektörünün, art niyetli kişiler için ne kadar uygun ancak iyi niyetli kişiler için ne kadar uygunsuz bir zemin üzerine inşa edildiği daha net anlaşılabilir. Sağlıksız zeminde sağlıklı bina olmaz. Bu nedenle iş birliği planlanan alt işveren firmanın geçmişi hakkında detaylı araştırma yapılması kritik önemde. Aksi takdirde art niyetli veya yetersiz firmalar tespit edilemez ve her sorun yaşanılarak öğrenilir. Bu da çok pahalı bir öğrenme yöntemi açıkçası.
2. Sürekli ve mantıksızca daha düşük fiyat arayışı: Rekabet çağında olduğumuz da, maliyet kontrolünün yaşamsal önemde olduğu da doğrudur. Her hizmeti daha iktisadi şartlarla edinmek her kişinin ve işletmenin arzusu. Fakat bu iktisadi bakışın makul derecesini aşmak, alt işverenlikte çok büyük tehditler doğurduğu gibi, en iktisadi hizmetleri bile ansızın astarı yüzünden pahalı hale getirebilir. Alt işveren firmaların ana giderleri işçilik ve kanuni ödemelerdir. Yani asıl işverenler, alt işverenlerin o iş yerinden (o iş ilişkisinden) ne kadar gelir elde edeceğini rahatlıkla saptayabilirler. Fakat bir de diğer giderler vardır ki, alt işveren firmanın hizmet kalitesini, istihdam ve yönetim gücünü belirler. Bünyelerinde uzman personeller (yani insan kaynakları, hukuk, iş güvenliği, muhasebe gibi uzmanlar) barındıran alt işverenlerin hizmet maliyetleri haliyle diğerlerinden yüksektir. Ayrıca istihdam gücü oluşturmak için merkezi konumda bir ofis seçilmesinin veya tanıtım mecralarına düzenli olarak personel ilanları verilmesinin görünmez maliyetleri vardır. Yani uzmanlık ve istihdam gücü maliyetleri arttırır. Alt işveren seçiminde bu hususların da dikkate alınması ve uzmanlığın maliyetine saygı duyulması son derece önemli.
3. Teknik şartname yetersizliği: Bu başlığa farklı makalelerde değinmiş olmamıza rağmen burada da altını çizmemiz gerektiğini düşünüyorum. Alt işveren firmalar tekliflerini hazırlarken bazı hususlarda bilgiler talep ederler veya etmelidirler. Bu bilgiler direkt olarak hizmetin şekline ve maliyetine etki edeceğinden oldukça önemli bilgilerdir. Örneğin: "Servis, yemek, iş kıyafetleri gibi gereksinimler kim tarafından karşılanacak? İş sağlığı ve güvenliği maliyetlerinin hesaplanmasında ihtiyaç duyulan iş yeri tehlike sınıfı nedir? Hizmetin ifasında kullanılacak olan alet, makine, sarf malzemeleri vesaire nelerdir? Bunların talep edilen standartları var mıdır?" Bu gibi sorular doğacaktır. Örnekler çoğaltılabilir.
Üzülerek ifade etmem gerekir ki; çoğu sektörünün lider firmaları olan birçok asıl işveren firmayla bu tür görüşmeleri yıllardır yapan biri olarak, birkaç istisnai durum dışında özenle hazırlanmış yeterli bir teknik şartnameye rastlamadım. Teknik şartname (yapılacak işin niteliğine göre) bir işin ne şekilde yapılacağı, hangi malzemelerin kullanılacağı, hangi işin hangi saat aralıklarında bitirileceği, ne tür makineler veya ekipmanlar gerektiği gibi bütün hizmet şartlarını içermeli ve işin büyüklüğüne bakılmaksızın istisnasız her iş için hazırlanmalı. Bu sayede alt işveren firmalar ihtiyaç duyulan hizmetin detaylarına hakim olabilirler, maliyetlerini doğru hesaplayabilirler ve muallakta olan konularda tahminler yürüterek risk almak ve aldıkları risklerin maliyetlerini henüz oluşmadan asıl işverene yansıtmak zorunda kalmazlar.
4. Teklif ve hizmet sırasında maliyet tablolarının net olmaması: Asıl işveren firmaların en büyük hatalarından birisi de, içeriği netleştirilmemiş anahtar teslim hizmet yaklaşımıdır. Bu yaklaşımda olan asıl işverenler sadece bir hizmet alacaklarını ve bu hizmet karşılığı olarak alt işveren firmaya belirlenen oranda ödeme yapacaklarını bilirler. Bu durumda personele yapılacak ödemeler, kanuni ödemeler veya diğer maliyet kalemleri konusunda herhangi bir bilgileri de olmaz. Lâkin bilmediğimiz bir şeyi denetleyemeyiz. Alt işverenlerden teklif alınırken teklifi oluşturan bütün unsurların ayrı ayrı talep edilmesi hatta teklif formatının asıl işveren tarafından oluşturularak her adaydan aynı formatta teklifler alınması en doğru yöntem. Böylece alt işveren firmanın teklif ettiği toplam tutarın hangi bileşenlerden oluştuğunu görmek mümkün olur ve eklenmemiş veya mantıksızca eklenmiş maliyet kalemlerini tespit etme fırsatı doğar. Bu yöntem personelin alacağı net ücret, yapılacak kanuni ödemeler ve diğer gider kalemlerinin tümü için hesaplanan tutarları ayrı ayrı bilme ve denetleme imkânı sunar. Teklifte yer alan her maliyet kalemi aynı zamanda alt işverenin ödemeyi taahhüt ettiği kalemler anlamına da geleceğinden, olası anlaşmazlıklarda ödetme edimini yerine getirmekte de yardımcı olacaktır. Tekliflerin değerlendirilmesi aşamasında elma ile elmayı kıyaslama olanağı sunması da işleri oldukça pratikleştirecektir.
Alt işverenlik teklifi formatı, tabii ki her işletme için ayrı olacaktır ama aşağıya bir link bırakalım, okuyucular o linkten Alt İşverenlik Teklifi Örnek Formatımızı bizden talep edebilsinler. Göndereceğimiz bu formatı her işletme kendisi için özelleştirebilir, geliştirebilir ve kullanabilir.